Privacyverklaring

Onder Waregem begrijpen we zowel Stad als OCMW.

Datum van de laatste update: 26 maart 2019

De bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens is erg belangrijk voor Waregem.

We vragen u deze privacyverklaring zorgvuldig door te nemen vooraleer u gebruik maakt van onze dienstverlening (fysiek of digitaal) en u persoonsgegevens doorgeeft aan Waregem.

Omdat onze diensten wijzigen, zullen er bijna zeker aanpassingen van deze privacyverklaring nodig zijn om deze wijzigingen te volgen. Waregem kan bijgevolg deze privacyverklaring te allen tijde aanpassen, en zal u hiervan op de hoogte stellen, bijvoorbeeld via publicatie van de laatste versie op deze website.

In deze privacyverklaring verneemt u meer over o.a. :

  • de persoonsgegevens - digitaal en op papier - die wij van u verwerken
  • de verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
  • uw rechten en de wijze waarop u deze kan uitoefenen
  • de maatregelen die we nemen om uw persoonsgegevens te beschermen

Identificatie

  • “Waregem” of “wij”: de lokale bestuursdiensten van stad Waregem, gevestigd in Gemeenteplein 2, 8790 Waregem en OCMW Waregem, gevestigd in Schakelstraat 41, 8790 Waregem, die eveneens de verantwoordelijken zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring, met dien verstande dat zolang ze niet samengevoegd zijn tot een juridische entiteit de stad verantwoordelijk is voor de verwerken en taken van de stad en het OCMW verantwoordelijk is voor de verwerkingen en taken van het OCMW (zie o.a. het onderscheid in de toegevoegde tabel).
  • “Gebruiker” of “u”: elke natuurlijke persoon van wie gegevens worden verwerkt

Terminologie

  • “Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; bijvoorbeeld alle informatie die aan u (individueel) gelinkt kan worden.
  • “Verwerken”: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot (een geheel van) persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals bv. het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Het beheer van uw persoonsgegevens verloopt overeenkomstig de geldende regelgeving (voornamelijk zoals voorzien in de zogenaamde “Algemene Verordening Gegevensbescherming”, “AVG”, “GDPR”, of voluit de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, maar ook zoals voorzien in andere wetgeving zoals deze op de verkiezingen, het bevolkingsregister, het rijksregister, het strafregister... Waregem past dit toe op zowel geïnformatiseerde als manuele gegevensverwerking.

Bent u minderjarig (jonger dan 13 jaar)?

Bent u jonger dan 13 jaar, dan moedigen wij u aan, vooraleer u persoonsgegevens aan Waregem meedeelt bij het bezoek van onze website en/of bij het bezoek aan onze kantoren, om:

  • deze privacyverklaring samen met uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen.
  • de toestemming van uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor uw (online) activiteiten op onze website en wanneer u een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan uw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om:

  • betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op deze onze website en/of de aangeboden diensten of producten.
  • expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan Waregem.
  • expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten.

De persoonsgegevens die wij van u verwerken

Wanneer u een beroep doet op onze dienstverlening, diensten of producten aankoopt of onze website bezoekt, kunt u bepaalde gegevens bij ons achterlaten. De gegevens worden gebruikt voor verschillende doeleinden met variabele bewaringstermijnen.

Bekijk de tabel (pdf)

Voor geen van deze verwerkingen hebben we het voornemen om de gegevens buiten de Europese Unie te (laten) verwerken.

Wij hebben niet de intentie om bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9 en 10 AVG) te verwerken, tenzij dit wettelijk vereist is of daar een goede wettelijke grond (bijv. expliciete toestemming) voor is. In het kader van de uitvoering van onze wettelijke bevoegdheden van algemeen belang, verwerkt Waregem uw persoonsgegevens uitsluitend voor de realisatie van deze doeleinden.
We delen uw gegevens enkel met instanties als we daartoe we een wettelijke verplichting hebben, of daar een goede wettelijke grond (bijv. expliciete toestemming) voor is.

Tevens maken wij gebruik van diverse gegevens in het kader van onze wettelijke opdracht als lokaal bestuur. Dit kunnen gegevens zijn die we niet rechtstreeks van u hebben verkregen.

Voor meer informatie over verwerking van gegevens die gerelateerd zijn aan cookies die door (het bezoek en gebruik van) deze website op uw toestel worden geplaatst, verwijzen we naar de bijzondere cookiesverklaring op deze website, waarnaar onderaan elke pagina een link is voorzien.

Een aantal diensten van Waregem hebben ook een eigen privacyverklaring. Dat is bijv. het geval met de bibliotheek en de stedelijke scholen. Daar verwijzen we dan ook naar.

Verder houden we eraan om erop te wijzen dat niet sommige taken niet (meer) bij de stad of het OCMW liggen, en dus ook de onderliggende verwerkingen niet. Voorbeelden daarvan zijn: het beheer van het cultuurcentrum De Schakel (dat bij CC De Schakel ligt), het beheer van het sportcomplex De Treffer (dat bij vzw Sportbeheer Waregem ligt), het beheer van de ontmoetingscentra in Waregem (dat bij de vzw Ontmoetingscentra Waregem ligt), het beheer van sociale verhuring in Waregem (dat bij de vzw RSVK Waregem ligt), het beheer van het rijksregister (dat bij de federale overheid ligt, nl. bij de algemene directie instellingen en bevolking), verwerkingen in het kader van politieoptreden (dat in principe bij de politie[zone] ligt), het Centraal Strafregister (dat bij de federale overheid ligt, nl. het ministerie van justitie)…

De rechten en de wijze waarop u uw rechten kan uitoefenen

De rechten

Zoals voorzien in de AVG heeft u, na schriftelijk verzoek zoals hierna vermeld, het recht om:

  • uw toestemming tot (en als basis van) gegevensverwerking te allen tijde in te trekken.
  • Het intrekken van uw toestemming heeft evenwel geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde vóór de intrekking van uw toestemming (art. 7.3 AVG)
  • inzage te verkrijgen tot uw persoonsgegevens of er een kopie van te verkrijgen (art. 15 AVG)
  • uw onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of uw onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen (art. 16 AVG)
  • uw persoonsgegevens te laten wissen, voor zover de verwerking niet nodig is voor de nakoming van een wettelijke of reglementaire verplichting, de vervulling van onze taak van algemeen belang, de instelling en uitoefening van een rechtsvordering of met het oog op de archivering (art. 17 AVG)
  • de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen (art. 18 AVG)
  • de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens te verkrijgen, zodat uw persoonsgegevens naar u of naar een door u genoemde organisatie worden doorgezonden, indien dit technisch mogelijk is en de verwerking berust op uw toestemming of de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht en voor zover de verwerking niet nodig is voor de vervulling van onze taak van algemeen belang. (art. 20 AVG)
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen (art. 21-22 AVG).

De uitoefeningswijze

Om deze vermelde rechten te kunnen uitoefenen, vragen wij u een schriftelijk verzoek in te dienen bij stad Waregem en/of het OCMW van Waregem (a) door ons een gedateerde en ondertekend brief te sturen naar het hoger vermelde adres ter attentie van het Informatieveiligheidsteam of (b) door een e-mail te sturen naar privacy@waregem.be (voor de stad) en/of privacy@welzijn.waregem.be (voor het OCMW).

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen bij het verzoek. U mag in deze kopie de niet relevante delen, zoals uw rijksregisternummer uitblanken.

Na ontvangst van uw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging wordt u in kennis gesteld.

De uitoefening van de vermelde rechten is in principe kosteloos. Toch behouden wij ons, voor zover de wet onze dat toelaat, het recht voor om u een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan aan het verstrekken van de door u gevraagde informatie of het treffen van de door u gevraagde maatregelen.

Naast de hierboven vermelde rechten, heeft u overeenkomstig artikel 77 tot en met 82 AVG nog enkele rechten waaronder het recht om :

De maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen

De maatregelen die wij hanteren

Waregem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en om een optimaal beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Zo troffen we onder meer volgende maatregelen:

  • de samenwerking met een door Waregem aangestelde data protection officer (“functionaris voor gegevensbescherming”), die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres privacy@waregem.be (voor de stad) en/of privacy@welzijn.waregem.be (voor het OCMW).
  • het enkel toekennen van toegang tot een relevant set aan persoonsgegevens aan personen (medewerkers) die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie (“need-to-know”).
  • de verbintenissen van medewerkers om de gegevens waar ze toegang toe hebben vertrouwelijk te behandelen en bewustmakingsacties om hen daar regelmatig aan te herinneren.
  • het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.
  • het (contractueel) afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, in geval een aannemer (“verwerker”) in opdracht van Waregem persoonsgegevens verwerkt.
  • een incidentenbeleid dat onder meer inhoudt dat mocht een datalek zich voordoen, het datalek in de regel wordt gemeld aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n).

De maatregelen die wij van u vragen

Zelfs als wij alle mogelijke inspanningen doen om uw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien u zelf ook de nodige maatregelen neemt.

Wij vragen u bijgevolg om:

  • volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken, en, indien nodig of nuttig, updates aan ons doorgeven (bijv. van een verhuis).
  • de nodige zorg te dragen over de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Vragen en of opmerkingen

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan u steeds contact opnemen met Waregem via email op het adres privacy@waregem.be (voor de stad) en/of privacy@welzijn.waregem.be (voor het OCMW).