Hoe factureren aan stad, OCMW en WAGSO?

Elektronische facturatie (of E-facturatie) via Peppol

Alle facturen moeten via het peppol-netwerk verstuurd worden. PDF of papieren facturen worden niet langer aanvaard en worden fiscaal als niet uitgereikt beschouwd. Bovendien is de btw op niet-peppol facturen niet aftrekbaar.

Peppol is de afkorting van Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk om elektronische documenten, zoals e-facturen en e-creditnota’s, uit te wisselen. Het is veilig, snel en geautomatiseerd. Bovendien is het efficiënter, kunnen facturen niet verloren gaan en er is minder kans op fouten en fraude.

Voor een vlotte omschakeling naar Peppol-facturatie:

  1. Controleer uw huidige facturatiesoftware (vraag uw leverancier of uw boekhoudpakket peppol-ready is)
  2. Voor kleine ondernemingen en particulieren: gebruik een eenvoudige facturatie-app die peppol ondersteunt (bv. Billit, Yuki, Exact Online, …)
  3. Test uw peppolverbinding (verstuur een testfactuur naar een partner om te controleren of alles correct werkt)

Belangrijk

  • Indien niet via peppol = ongeldige factuur! Facturen via pdf of op papier zijn ongeldig.
  • Bedrag speelt geen rol: ook kleine facturen moeten via peppol.

Hoe maak je een e-factuur of e-creditnota op?

  1. Factureer aan de juiste entiteit
    1. Stad Waregem (BE0207.433.708) - peppol ID: 0208:0207433708
    2. OCMW Waregem (BE0212.180.570) - peppol ID: 0208:0212180570
    3. WAGSO (BE0809.449.360) - peppol ID: 0208:0809449360
  2. Vermeld het bestelbonnummer in het juiste veld (bestelbonnummer, PO-nummer, ondernemingsnummer ...)
  3. Vermeld het juiste BTW-tarief (of medecontractant ...)
  4. Vermeld je eigen BTW- en IBAN-nummer
  5. Geef de datum en een duidelijke omschrijving van de dienst of levering mee.
  6. Controleer het factuurnummer. Verzend zeker geen verschillende facturen met hetzelfde factuurnummer! Peppol verwerkt dit als dubbele factuur en die worden niet aanvaard.
  7. Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Gelieve ook de originele PDF van de factuur en eventuele bijlages mee te sturen bij de e-factuur.


Let op: Verstuur je factuur maar één keer via e-facturatie. Je stuurt ook GEEN kopies op papier of via e-mail. Deze worden niet behandeld.
 

Heb je vragen of een probleem?
Stuur een mail naar het specifieke mailadres bij stad Waregem (leveranciersstad@waregem.be) of OCMW Waregem (leveranciersocmw@waregem.be) of WAGSO (wagso.boekhouding@waregem.be).