Hoe factureren aan stad en OCMW Waregem?

Elektronische facturatie (of E-facturatie) via Peppol

Sinds 9 maart 2022 verplicht het koninklijk besluit “E-invoicing” leveranciers om elektronische facturen te versturen aan de overheid volgens de voorwaarden van Peppol. Dat geldt ook voor lokale overheden. Sinds 1 maart 2024 is e-facturatie aan de aanbestedende overheid wettelijk verplicht voor alle overheidsopdrachten en concessies, met een totale waarde hoger dan 3000 euro exclusief BTW
Hiermee zetten we een belangrijke stap naar de digitalisering en automatisering van facturen.

Peppol is de afkorting van Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk om elektronische documenten, zoals e-facturen en e-creditnota’s, uit te wisselen. Het is veilig, snel en geautomatiseerd. Bovendien is het efficiënter, kunnen facturen niet verloren gaan en er is minder kans op fouten en fraude.
Let op: PDF-facturen zijn GEEN e-facturen! Ze worden dus niet aanvaard in e-facturatie.

Hoe werkt e-facturatie? 

Je levert elke factuur verplicht aan via Peppol. Toegang krijgen tot het Peppol-netwerk kan enkel via een erkend toegangspunt. In België is dat Mercurius. 

Je kan op drie manieren elektronisch factureren aan stad en OCMW Waregem:

Hoe maak je een e-factuur of e-creditnota op?

  1. Factureer aan de juiste entiteit: Stad Waregem (BE0207433708) of OCMW Waregem (BE0212180570)
  2. Vermeld het bestelbonnummer in het juiste veld (bestelbonnummer, PO-nummer, ondernummer ...)
  3. Vermeld het juiste BTW-tarief (of medecontractant ...)
  4. Vermeld je eigen BTW- en IBAN-nummer
  5. Geef de datum en een duidelijke omschrijving van de dienst of levering mee.
  6. Controleer het factuurnummer. Verzend zeker geen verschillende facturen met hetzelfde factuurnummer! Peppol verwerkt dit als dubbele factuur en die worden niet aanvaard.
  7. Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Je stuurt best ook nog de originele PDF van de factuur en eventuele bijlages mee bij de e-factuur.


Let op: Verstuur je factuur maar één keer via e-facturatie. Je stuurt ook GEEN kopies op papier of via e-mail. Deze worden niet behandeld.
 

Heb je vragen of een probleem?
Stuur een mail naar het specifieke mailadres bij stad Waregem (leveranciersstad@waregem.be) of OCMW Waregem (leveranciersocmw@waregem.be).